Die heutige Email-Kommunikation ist mehr und mehr beeinträchtigt durch lästige Spams (unerwünschte Werbeemails). Einige enthalten sogar Viren im Dateianhang. In diesem Beitrag wollen wir einige Tipps geben, wie Sie mit diesem Problem fertig werden.
1. Nutzen Sie stets ein Virenschutzprogramm. Ohne Virenschutz müssen Sie damit rechnen, dass im schlimmsten Fall Daten verloren gehen. Eine aktuelle Liste von wirksamen Programmen finden Sie auf www.heise.de. Einige Email-Provider haben bereits ein Virenschutz implementiert. Da der Provider aber nie eigenmächtig Emails mit Spams und/oder Viren löschen darf, befinden sich die entsprechend befallenen Nachrichten zumeist in einem eigenen Ordner.
2. Nutzen Sie einen Spamfilter. Gute Emailprogramme wie Thunderbird von Mozilla (www.mozilla.org/products/thunderbird/) oder Mail (Bestandteil von MacOS X) filtern unerwünschte Emails heraus. Wirksame Spamfilter haben auch die Email-Anbieter GMX und Web.de Wer beispielsweise als Hauptadresse seine Firmen-Email verwendet, kann die Email-Einstellung so ändern, dass alle Emails zunächst über GMX bzw. Web.de "geschleust" werden, um nur noch die "echten" Nachrichten zugestellt zu bekommen. GMX und Web.de unterstützen das POP3-Protokoll, lassen sich also daher auch für den Empfang mittels Emailprogramm einsetzen.
3. Auch der beste Spamfilter funktioniert nicht 100%. Der Spamfilter ist jedoch lernfähig, muss aber dazu stets angepasst werden. Erstellen Sie Regeln, in welchen Fällen die Nachrichten unbedingt zugestellt werden sollen, und tragen Sie alle wichtigen Email-Kontakte in das Adressbuch ein.
4. Stellen Sie Ihre Email nach Möglichkeit nie offen als anklickbare Emailadresse auf Ihre und andere Websites. Solche Emails werden von den Versendern von Spams kontinuierlich ausgelesen und geraten somit in die Verteiler. Geschützt sind Emailangaben, wenn sie z.B. als Grafik dargestellt werden.
5. Vermeiden Sie nach Möglichkeit die Funktion des Auto-Responders, also der automatischen Rückantwort nach Eingang von Mails, beispielsweise bei vorübergehender Abwesenheit. Anderenfalls wird – zumindest bei einem fehlenden oder schwachen Spamfilter – auch der Erhalt unerwünschter Emails und damit die Existenz Ihrer Adresse bestätigt. Eine Erhöhung des Spamaufkommens ist die unweigerliche Folge.
6. Erreichen Sie trotz aller Maßnahmen noch immer täglich -zig unerwünschte Emails pro Tag, sollten Sie über einen Wechsel der Adresse nachdenken. Nicht jeder hat zwar die Möglichkeit des Wechsels. Es bleibt aber letztlich der Aufwand eines Wechsels abzuwägen mit dem zeitlichen Aufwand, der entsteht, wenn man täglich die "echten" von den "falschen" Nachrichten herauslesen muss. Die meisten persönlichen Email-Kontakte lassen sich direkt vor einem bevorstehenden Wechsel rechtzeitig informieren. Schreibt später dennoch jemand an Ihre abgeschaltete Emailadresse, bekommt er zumindest eine Fehlermeldung zurück, dass seine Nachricht nicht zugestellt wurde.
(Ein Beitrag von Dirk Heinze, entnommen aus Kulturmanagement Network, Weimar)